Cette section vous renseignera sur les différentes procédures à respecter tout au long de votre cheminement en cotutelle. Pour toutes questions à ce sujet, nous vous invitons à communiquer avec le coordonnateur.

L’inscription

Il est primordial que la personne doctorante en cotutelle comprenne ses obligations en matière d’inscription et de versement des droits de scolarité à l’endroit des deux établissements auxquels elle est rattachée. Les renseignements qui suivent s’appliquent à l’Université de Montréal. La doctorante ou le doctorant doit aussi s’informer des mécanismes régissant l’inscription et la facturation dans l’établissement partenaire de sa cotutelle.

L’inscription trimestrielle à l’UdeM — La personne doctorante en cotutelle doit s’inscrire à temps complet, obligatoirement et simultanément, dans les deux établissements et y demeurer inscrite, sans interruption, pendant toute la durée de son programme, c’est-à-dire jusqu’à ce qu’elle obtienne son diplôme. À l’Université de Montréal, cette inscription est trimestrielle : elle se fait en septembre pour le trimestre d’automne, en janvier pour le trimestre d’hiver et en mai pour le trimestre d’été.  Dans la plupart des universités européennes, l’inscription vaut pour toute l’année universitaire. La personne doctorante s’expose à toutes sortes de difficultés si elle ne maintient pas ce lien administratif essentiel ou si elle fragmente trop ses séjours.

Remarque : Il est très important que les doctorantes et doctorants internationaux qui passent leur première année de doctorat hors Québec s’assurent néanmoins d’être inscrits à l’Université de Montréal dès le trimestre mentionné sur leur lettre d’admission. À défaut de maintenir leur lien administratif avec l’Université de Montréal par ce processus d’inscription trimestrielle, la doctorante ou le doctorant ne pourra obtenir les autorisations nécessaires pour entrer au Canada au moment où elle ou il voudra venir suivre sa formation à l’UdeM.

L’inscription et les droits de scolarité — Cette inscription trimestrielle obligatoire génère automatiquement une facture. La personne étudiante est tenue de régler celle-ci, à moins qu’elle fréquente l’université partenaire pendant le trimestre en question et demande une exemption de ses droits de scolarité et de ses frais afférents, en vertu des privilèges que lui confère sa cotutelle. Pour être valable, cette demande doit être faite dans les formes prescrites et les délais requis : ce processus est décrit ci-après sous Coût d’une cotutelle de thèse.

Les formalités d’entrée et de séjour à l’étranger

Les personnes étudiantes de l’UdeM qui souhaitent étudier à l'international ainsi que les personnes étudiantes provenant de l'international qui souhaite étudier à l'UdeM trouveront toute les informations pour préparer leur séjour sur le site d'UdeM international.

Attention! Vous avez déjà fait un séjour à l’international dans le cadre de vos études antérieures? Il est important de noter que les procédures ne sont pas nécessairement les mêmes cette fois-ci, car vous êtes maintenant inscrite ou inscrit à un programme d’études dans chacun des deux pays.

Les activités de formation

La doctorante ou le doctorant doit s’assurer de réaliser les activités de formation prévues et approuvées dans sa convention de cotutelle. Lorsque certaines activités requises pour son cheminement à l’Université de Montréal sont réalisées dans l’établissement partenaire, la personne étudiante doit demander et obtenir des équivalences afin que son dossier soit en règle. Pour ce faire, elle doit s’informer à la personne responsable de son dossier dans son unité d’attache.

De manière générale, les activités de formation obligatoires (c’est-à-dire les cours, séminaires et ateliers, etc.) sont plus nombreuses à l’Université de Montréal que dans les établissements partenaires. Cela peut varier, cependant, d’un domaine de formation à l’autre. La doctorante ou le doctorant obtiendra des renseignements utiles auprès de ses directrices ou directeurs de thèse et de son unité académique.

Examen général de synthèse — L’examen de synthèse est une activité de formation et d’évaluation constitutive des programmes de doctorat de l’Université de Montréal. La doctorante ou le doctorant ne peut accéder au statut « rédaction » avant d’avoir réussi cet examen. Cet examen doit être réussi au plus tard au cours du sixième trimestre après la première inscription au doctorat. Certains programmes, cependant, prévoient un calendrier différent pour leur examen de synthèse, il est donc important de bien connaître les pratiques locales en la matière. Renseignez-vous auprès de votre directrice ou directeur et auprès de votre unité d’attache lors de la planification de cet examen. Pour de plus amples détails sur l’examen de synthèse, voir le Règlement pédagogique des Études supérieures et postdoctorales.

Le passage du statut « plein temps » au statut « rédaction » à l’UdeM

Il s’agit de termes utilisés pour désigner les deux statuts principaux attribués à la doctorante ou au doctorant au fil de son cheminement. Malgré ces appellations, dans les faits, une personne étudiante peut commencer à rédiger sa thèse bien avant d’être officiellement inscrite en statut « rédaction », et elle peut se consacrer entièrement à sa thèse même lorsqu’elle n’est plus sous un statut « plein temps ». Les droits de scolarité qui se rattachent à ces deux statuts diffèrent substantiellement; pour plus de détails sur les frais rattachés à ces statuts, veuillez consulter la section Coût d’une cotutelle de thèse. Pour plus de détails concernant le statut « plein temps » et le statut « rédaction », nous vous invitons à consulter le Règlement pédagogique des Études supérieures et postdoctorales.

Le dépôt de la thèse

Cette étape est importante parce qu’elle informe vos deux universités que vous terminez votre parcours. Vous déposez votre thèse aux fins de l’évaluation dans l’établissement où sa soutenance aura lieu, suivant les procédures prévues à cette fin. Cependant, vous devez aussi signaler ce dépôt à l’établissement partenaire, lequel enclenchera alors les procédures administratives requises pour permettre la formation du jury de thèse et vous fera parvenir tous les documents requis pour que la fin de votre parcours se déroule sans heurts. Votre travail scientifique est peut-être terminé à cette étape, mais les procédures administratives doivent suivre leur cours dans les deux institutions, puisque vous aspirez à un diplôme doublement reconnu.

À l’Université de Montréal, vous serez inscrite ou inscrit, après le dépôt de votre thèse, en « correction et évaluation de thèse » jusqu’à ce que vous ayez soutenu. Les frais liés à ce type d’inscription trimestrielle sont très peu élevés. Si vous êtes à l’étranger, vous devez continuer à faire lever vos frais en produisant la Déclaration de séjour d’études hors Québec.

La formation du jury et la soutenance

Certes, les deux établissements que vous avez fréquentés se sont engagés à reconnaître une seule et même soutenance. Mais chacun possède ses propres critères pour choisir un jury et ses mécanismes pour assurer la légitimité de celui-ci. Assurez-vous d’être en dialogue avec vos deux directrices ou directeurs pour ces étapes finales: votre jury est-il officiellement approuvé dans les deux établissements? En assurant un suivi étroit de votre dossier à cette étape cruciale, vous éviterez bien des désagréments.

Notez qu’indifféremment du lieu de soutenance choisi, les procédures de préparation de soutenance et de nomination de jury doivent être complétées dans les deux établissements. Vous pouvez contacter votre technicienne ou technicien en gestion de dossier étudiant (TGDE) au moment venu de prévoir votre soutenance et pour plus d’informations.

L’obtention du diplôme

Cette étape ultime vous demandera encore quelques démarches dans chaque établissement : l’université A ne vous décernera pas un diplôme parce que l’université B a cru bon de le faire. C’est à vous, avec le soutien de vos partenaires habituels et principalement de votre unité d’attache, de terminer les dernières procédures.

À l’Université de Montréal, des « frais d’émission du diplôme » seront portés à votre compte. Ce sont des frais administratifs peu élevés. Vous devrez les régler que vous soyez ici ou à l’étranger: aucune procédure ne permet de vous en exempter. En cas de facture impayée, l’Université de Montréal ne vous délivrera pas votre diplôme.