Cette section contient toutes les informations relatives aux coûts associés à la cotutelle, ainsi que sur les procédures lors de vos séjours à l’étranger. Pour toutes questions à ce sujet, nous vous invitons à communiquer avec le coordonnateur.

Responsabilité du doctorant

La doctorante ou le doctorant qui s’engage dans une cotutelle doit s’assurer de disposer des ressources financières additionnelles liées aux séjours d’études à l’étranger prévu dans son cheminement et au dédoublement de certaines procédures administratives. Le site web d'UdeM international vous aidera à prévoir les frais relatifs à vos séjours. Chaque université vous renseignera sur les droits d’inscription et de scolarité ainsi que sur les frais afférents qu’elle exigera de vous à titre de doctorante ou doctorant en cotutelle.

Le financement partagé de la formation

France

Le principe général qui règle le financement d’une thèse en cotutelle pour l’Université de Montréal et l’établissement partenaire veut que la personne doctorante verse les droits d’inscription et de scolarité ainsi que les frais afférents seulement dans l’établissement où elle est physiquement présente pour une période donnée, et qu’elle obtienne alors l’exemption de ses droits dans l’autre établissement, dès la signature de la convention. De cette manière, les deux établissements qui partagent la responsabilité de la formation de la doctorante ou du doctorant partagent aussi les revenus nécessaires à cette formation.

Remarque : En aucun cas, la personne étudiante ne peut choisir de payer ses droits dans l’une ou l’autre université selon le montant de ceux-ci. Elle paye ses droits de scolarité dans l’université où elle séjourne physiquement.

À l’Université de Montréal, le coût d’un parcours doctoral normal (sans cotutelle) se calcule sur les bases suivantes:

• Six trimestres avec un statut « plein temps » ;
• Puis, un nombre variable de trimestres avec un statut « rédaction », selon la durée totale du parcours de la doctorante ou du doctorant.

Pour se voir attribuer le statut « rédaction », avantageux parce qu’il entraîne des droits de scolarité réduits, la personne doctorante doit avoir terminé ses cours, les six trimestres requis, avoir réussi son examen de synthèse et rempli toute autre obligation liée au statut « plein temps » dans son programme d’études.

Le coût de ce parcours doctoral à l’UdeM peut être réduit pour la personne doctorante en cotutelle. Celle-ci doit suivre et défrayer minimalement trois (3) trimestres à l’Université de Montréal. Ces trois trimestres prennent place, normalement, au cours des deux premières années de sa formation.

À cette obligation financière minimale (trois trimestres) s’ajoute l’obligation de défrayer les droits rattachés à tout trimestre additionnel que la doctorante ou le doctorant en cotutelle passera à l’Université de Montréal.

Hors France

Le développement des cotutelles hors France a nécessité la mise en place de différents scénarios de financement sous le mode dégressif, partant d’un scénario à un autre si le précédent ne fonctionne pas.

S’appuyant généralement sur les mêmes principes de base que celui de la France (au minimum trois (3) trimestres en présence obligatoire à l’UdeM; paiement des droits à l’Université où la personne étudiante est présente physiquement), ils divergent cependant selon plusieurs facteurs qu’il vaut mieux explorer avec le coordonnateur.

Exception au principe du financement partagé

Le principe du financement partagé de la formation évite à la personne doctorante de verser les droits de scolarité et les frais afférents simultanément dans les deux établissements auxquels elle est attaché. Cependant, vu la différence des périodes couvertes par les droits de scolarité dans chacune des universités (par ex. : trimestrielles à l’UdeM et annuelles en France), il se peut qu’une doctorante ou qu'un doctorant soit dans l’obligation de payer les droits de scolarité dans les deux établissements pour un trimestre donné.

France

La France gère les inscriptions annuellement tandis que l’Université de Montréal le fait sur une base trimestrielle et procède donc à trois inscriptions successives pour une même année universitaire (septembre, janvier, mai).

Lorsque les périodes couvertes sont identiques ou s’équivalent par simple addition, le principe du financement partagé s’applique sans problème. La personne étudiante qui passe une année universitaire (automne, hiver, été) en France, puis l’autre au Québec, pourra aisément faire lever ses droits de scolarité dans l’établissement qu’elle ne fréquentera pas cette année-là.

Cependant, la doctorante ou le doctorant qui change d’établissement au cours d’une même année universitaire (et passe, par exemple, le trimestre d’automne dans un établissement et le trimestre d’hiver dans l’autre) devra verser les droits annuels à l’université française et les droits requis pour le ou les trimestres concernés à l’Université de Montréal. Chaque établissement considère la personne doctorante présente au cours de la période touchée par l’inscription et il applique en conséquence ses règles de financement de la formation.

Des séjours morcelés augmentent donc le coût de la formation en cotutelle et il vaut mieux le savoir au moment de préparer le scénario prévisionnel requis dans la convention.

Hors France

Pour les autres pays avec qui la cotutelle est envisagée, il faut également tenir compte du calendrier académique, du fonctionnement et de la gestion des frais de scolarité de l’établissement concerné. Il vaut mieux s’en informer au plus tôt auprès de son université étrangère afin de prévoir les séjours en conséquence et éviter toute possibilité de double facturation.

Comment faire lever vos droits de scolarité ?

La doctorante inscrite ou le doctorant inscrit à l’Université de Montréal est tenu de maintenir son dossier en règle avec la trésorerie et, par conséquent, de verser les droits de scolarité et les autres frais qui lui sont réclamés. Vous trouverez plus de détails sur cette obligation financière sur la page Payer ses études.

C’est en vertu d’un privilège que les étudiantes et les étudiants en cotutelles se trouvant en séjour d’études à l’étranger peuvent demander à l’Université de Montréal de lever leurs droits de scolarité, sous certaines conditions et pour un certain nombre de trimestres. Ce n’est pas un droit absolu. Par ailleurs, ce privilège doit être activé par une démarche précise de la personne étudiante, qu’elle est tenue de faire en respectant un échéancier. Les personnes étudiantes qui ne fournissent pas les documents requis en temps voulu pour activer ce privilège seront tenues de verser à l’Université de Montréal les frais normalement exigés des étudiants présents à l’UdeM. Ces frais sont portés à leur compte automatiquement, au moment de l’inscription trimestrielle. Enfin, ce privilège ne peut être invoqué par les doctorantes et les doctorants en cotutelles pour se soustraire à d’autres obligations financières liées à leur statut d’étudiant à l’UdeM, celles-ci devant être remplies en toute équité.

Remarque : L’Université de Montréal ne rembourse pas à la doctorante ou au doctorant, rétroactivement, des droits de scolarité perçus avant la déclaration officielle de sa cotutelle.

La procédure

Lorsque la personne doctorante passe un trimestre à l’étranger, elle doit s’assurer que son inscription à l’UdeM s’effectue en bonne et due forme au début de chaque trimestre, dans le respect des délais prévus à cette fin. Elle doit également soumettre une déclaration de séjour hors Québec aux Études supérieures et postdoctorales dans les délais requis. Pour ce faire, elle doit remplir le formulaire CHE_Cotutelle_Séjours_Externes via son Centre étudiant et y joindre une Déclaration de séjour d’études hors Québec conforme. Cette Déclaration doit être reçue au plus tard :

• Le 21 septembre, pour le trimestre d’automne;
• Le 21 janvier, pour le trimestre d’hiver;
• Le 21 mai, pour le trimestre d’été.

Lorsque la personne doctorante passe un trimestre à l’Université de Montréal, elle verse les droits de scolarité habituellement requis suivant son statut et pour ce trimestre donné (« plein temps », « rédaction », « correction/évaluation »). Elle doit s’assurer de fournir à l’université partenaire les documents requis pour obtenir l’exemption des droits à verser dans cette université.

Le coût d’une inscription trimestrielle à l’UdeM

Ce coût varie suivant votre statut au Québec : êtes-vous Québécoise ou Québécois, résidente ou résident permanent du Canada, étudiante française ou étudiant français, étudiante ou étudiant étranger?

Il varie également suivant le statut qui vous est attribué par l’UdeM au fil des étapes de votre cheminement doctoral : êtes-vous à « plein temps » (les deux premières années, davantage si requis), en « rédaction » (par la suite et jusqu’au dépôt de votre thèse), en « évaluation/correction de thèse »?

La somme portée à votre compte lors d’une inscription trimestrielle comprend normalement :

• Des droits de scolarité;
• Des frais afférents obligatoires;
• Des frais afférents annulables par la doctorante ou le doctorant à certaines conditions;
• Des frais d’assurance;
• S’il y a lieu, des intérêts sur les soldes impayés.

Pour de plus amples détails ou pour estimer la somme qui sera portée à votre compte, rendez-vous à la section Droits de scolarité du site du Bureau du registraire.

Les assurances

Des assurances sont facturées automatiquement, lors de l’inscription trimestrielle, à tous les personnes étudiantes québécoises et étrangers. Les personnes étudiantes françaises bénéficient de la protection gouvernementale offerte aux personnes étudiantes québécoises et leur facture d’assurance est donc réduite en conséquence.

Lorsque vous êtes à l’étranger, vous pouvez faire annuler votre couverture d’assurance. Pour les étudiantes et étudiants internationaux, la procédure d’annulation des assurances est incluse dans la procédure pour lever les droits de scolarité et les dates d’échéance sont les mêmes : si la personne étudiante ne fournit pas sa Déclaration de séjour d’études hors Québec avant la date limite précisée ci-dessus, ses assurances ne pourront être annulées et elle devra les régler avant la prochaine inscription trimestrielle.

Pour les étudiantes québécoises et les étudiants québécois, la procédure d’annulation se fait directement auprès de l’assureur. Plusieurs jugent cependant préférable de conserver cette couverture d’assurance pendant leur séjour à l’étranger.

Tous les détails sur les coûts d’assurance et sur les procédures d’annulation de l’assurance pour les étudiantes québécoises et les étudiants québécois sont disponibles sur la page Payer ses études. Le site Web d'UdeM international offre un complément d’information utile et des renseignements personnalisés si vous avez des questions plus précises sur les assurances.

La soutenance

Des ressources financières suffisantes doivent être prévues par la doctorante ou le doctorant et par toutes les parties concernées (directrices ou directeurs, unités d’attache, universités) pour couvrir les frais liés à la soutenance et aux déplacements qu’entraîne la constitution d’un jury de cotutelle de thèse. Ces obligations doivent être examinées dès la mise en place de la convention de cotutelle pour que la dernière étape du processus ne se trouve pas mise à risque.

La personne doctorante déboursera les sommes habituelles pour le dépôt de sa thèse dans l’établissement où sa soutenance aura lieu (reproduction, assemblage, acheminement si nécessaire). Elle devra aussi déposer un certain nombre d’exemplaires dans l’établissement partenaire ; les procédures encadrant ce second dépôt ainsi que les coûts qui s’y rattachent varient d’un établissement à l’autre.